Bendrųjų reikalų skyriaus Vyriausiasis specialistas

VALSTYBĖS ĮMONĖS Distancinių tyrimų ir geoinformatikos centro „GIS-Centras“ bendrųjų reikalų skyriaus

VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

i SKYRIUS

BENDROJI DALIS

1. Šis pareigybės aprašymas reglamentuoja VĮ Distancinių tyrimų ir geoinformatikos centro „GIS-Centras“ (toliau – Įmonė) Bendrųjų reikalų skyriaus vyriausiojo specialisto (-ės) (toliau – vyr. specialistas) pareigybės paskirtį, nustato reikalavimus vyr. specialistui, apibrėžia vyr. specialisto pavaldumą, funkcijas, pareigas, teises ir atsakomybę.
2. Vyr. specialisto pareigybės paskirtis – padėti Įmonės vadovybei formuoti personalo valdymo politiką ir ją tinkamai įgyvendinti, rengti su personalu susijusius dokumentus ir kitus dokumentus Įmonės veiklos klausimais, įgyvendinti Įmonės dokumentų archyvavimą.
3. Vyr. specialistą priima ir atleidžia iš darbo, sudaro darbo sutartį ar ją keičia Įmonės direktorius laikydamasis Lietuvos Respublikos ir Įmonės vidaus teisės aktų nuostatų.
4. Vyr. specialistas yra tiesiogiai pavaldus Bendrųjų reikalų skyriaus (toliau - Skyrius) vedėjui. Vyr. specialisto pareiginę algą nustato Įmonės direktorius.
5. Reikalavimai vyr. specialistui:

5.1. teisės, viešojo administravimo arba žmonių išteklių vadybos (personalo vadybos/žmogiškųjų išteklių valdymo) studijų krypties aukštasis išsilavinimas;

5.2. ne mažesnė nei 2 (dviejų) metų patirtis personalo administravimo arba teisinio darbo srityje;

5.3. labai gerai išmanyti Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybės įmonių įstatymą, Lietuvos Respublikos geodezijos ir kartografijos įstatymą, Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatymą, Lietuvos Respublikos darbo kodeksą, kitus darbo santykius reglamentuojančius teisės aktus ir gebėti taikyti praktinėje veikloje;

5.4. būti susipažinusiam su teisės aktais, susijusiais su Įmonės vykdoma veikla, konkursų organizavimo tvarka, bei personalo formavimo ir vadybos principais;

5.5. išmanyti dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus, asmens duomenų apsaugą reglamentuojančius teisės aktus;

5.6. išmanyti Lietuvos Respublikos teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų, įskaitant elektroninių dokumentų, tvarkymą ir apskaitą bei gebėti juos taikyti;

5.7. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos teisės aktais, susijusiais su archyvo veikla; mokėti įforminti į archyvą patenkančius dokumentus, išmanyti jų klasifikavimo sistemą;

5.8. išmanyti dokumentų saugojimo reikalavimais ir saugojimo terminus;

5.9. labai gerai mokėti dirbti kompiuteriu „Microsoft Office“ programiniu paketu;

5.10. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas;

5.11. sugebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą;

5.12. labai gerai mokėti lietuvių kalbą, sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

5.13. mokėti anglų kalbą arba kitą užsienio kalbą (t.y. Europos Sąjungos oficialią kalbą) ne žemesniu kaip B1 lygiu;

5.14. atsakingumas, operatyvumas, lankstumas, analitinis mąstymas;

5.15. labai geri bendravimo ir organizacinio darbo įgūdžiai;

5.16. darbo patirtis su personalo apskaitos sistema („Stekas“ ar kita);

5.17. darbo patirtis su dokumentų valdymo sistema;

5.18. dokumentų archyvavimo patirtis (pageidautina).

ii SKYRIUS

FUNKCIJOS IR paREIGOS

6. Vyr. specialistas vykdo šias funkcijas:

6.1. organizuoja personalo (darbuotojų) priėmimą į pareigas Įmonėje ir atleidimą iš jų (įskaitant paskelbimą apie darbuotojų atrankas, konkursus, atrankų ir konkursų organizavimą bei vykdymą);

6.2. Įmonėje nustatyta tvarka informuoja atsakingus darbuotojus apie naujų darbuotojų priėmimą į darbą, atleidimą iš darbo, atostogų suteikimą, komandiruotes, nedarbingumus ir pan;

6.3. rengia personalo dokumentus darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo, komandiruočių, kasmetinių atostogų, tikslinių atostogų, materialinių pašalpų ir vienkartinių piniginių išmokų, priemokų skyrimo ir kitais su personalo administravimu ir valdymu susijusiais klausimais (t.y. rengia darbo sutartis, su darbo sutarties vykdymu susijusius dokumentus, įsakymus personalo klausimais (įskaitant, susijusius su drausminės atsakomybės taikymu), pranešimus Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai, konfidencialumo sutartis ir kitus);

6.4. nagrinėja darbuotojų, kitų fizinių ir juridinių asmenų pateiktus Įmonei prašymus, paklausimus, skundus, tarnybinius raštus bei kitus dokumentus bei rengia atsakymus į juos;

6.5. pagal kompetenciją ir/arba Įmonės vadovybės, Skyriaus vedėjo nurodymu rengia Įmonės vidaus dokumentų projektus (pvz., įsakymus, taisykles, tvarkų aprašus ir pan.), raštų ir kitų dokumentų projektus;

6.6. dalyvauja atliekant galimų pažeidimų tyrimus ir įgyvendinant gerosios valdysenos priemones;

6.7. padeda Įmonės struktūrinių padalinių vadovams vykdyti darbuotojų adaptavimą ir integravimą Įmonėje;

6.8. kaupia ir tvarko reikalingus Įmonei duomenis apie darbuotojus;

6.9. organizuoja atostogų suteikimą darbuotojams, vykdo darbuotojų atostogų apskaitą;

6.10. įveda duomenis į personalo apskaitos sistemą (personalo ir darbo užmokesčio programą);

6.11. vykdo (pildo) darbuotojų darbo laiko apskaitą, rengia (pildo) darbo laiko apskaitos žiniaraščius, derina darbo grafikus;

6.12. administruoja Privačių interesų registrą ir Įmonėje nustatyta tvarka dalyvauja vykdant darbuotojų privačių interesų deklaravimo priežiūrą;

6.13. rengia Įmonės pareigybių sąrašus;

6.14. rengia pažymas ir ataskaitas, su personalu susijusius planavimo dokumentus ir suvestines (ataskaitas) teikiamas kitoms institucijoms;

6.15. rengia metinius darbuotojų mokymo planus, organizuoja Įmonės darbuotojų mokymus, kaupia informaciją apie kompetencijų kėlimą, vykdo darbuotojų kompetencijos įrašų ir patvirtinančių dokumentų kaupimą;

6.16. konsultuoja Įmonės struktūrinių padalinių vadovus pareigybių aprašymų rengimo klausimais;

6.17. teikia Įmonės vadovybei siūlymus dėl žmogiškųjų išteklių poreikio ir efektyvaus panaudojimo;

6.18. formuoja ir tvarko darbuotojų asmens bylas, nustatyta tvarka perduoda į Įmonės archyvą bylas personalo klausimais;

6.19. dalyvauja su personalo valdymu susijusiose veiklose;

6.20. pavaduoja biuro administratorių jo laikinai nesant (ligos, komandiruočių, atostogų ir kt. laikotarpiu);

6.21. tvarko Įmonės archyvinę dokumentaciją;

6.22. prižiūri ir kontroliuoja, kad dokumentai, įskaitant elektroninius dokumentus, Įmonėje būtų saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą;

6.23. vykdo Įmonės dokumentacijos plane jam priskirtų bylų apskaitą, formuoja priskirtas bylas pagal Įmonės dokumentacijos planą;

6.24. sudaro informacinę dokumentaciją, palengvinančią archyvinių dokumentų apskaitą ir naudojimą (pvz., aprašus, kartotekas, nuorodas ir kt.), taip pat atitinkamus apskaitos dokumentus, suteikia metodinę pagalbą ieškant reikiamų dokumentų;

6.25. koordinuoja Įmonėje elektroninių (skaitmeninių) dokumentų archyvavimo procesus;

6.26. užtikrina, kad būtų vykdoma archyvinių dokumentų vertės ekspertizė;

6.27. kontroliuoja dokumentų būklę, prižiūri, kad jie laiku būtų atkurti, kad archyvo patalpose būtų dokumentų saugumui palankios sąlygos;

6.28. organizuoja dokumentų apyvartos ir bylų kiekio apskaitą;

6.29. pagal kompetenciją teikia pastabas ar pasiūlymus dėl kitų darbuotojų parengtų ir pateiktų vertinti dokumentų;

6.30. teikia konsultacijas Įmonės vadovybei ir darbuotojams personalo administravimo, darbo santykių, dokumentų tvarkymo, apskaitos bei saugojimo ir kitais klausimais;

6.31. pagal kompetenciją dalyvauja Įmonės organizuojamuose pasitarimuose, posėdžiuose ir komisijų, darbo grupių veikloje;

6.32. vykdo kitas funkcijas, numatytas Įmonės kokybės vadybos sistemos (toliau – KVS) dokumentuose, Įmonės informacijos saugos valdymo sistemos (toliau – ISVS), asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiuose ir kituose Įmonės vidaus dokumentuose;

6.33. vykdo kitus Įmonės vadovybės, Skyriaus vedėjo pavedimus, kitas Skyriaus nuostatuose ir kituose Įmonės vidaus teisės aktuose numatytas funkcijas;

6.34. vykdo kitus su Įmonės ar Skyriaus funkcijomis susijusius Įmonės vadovybės nenuolatinio pobūdžio pavedimus, nurodymus ir užduotis tam, kad būtų pasiekti Įmonės strateginiai tikslai ir tinkamai įvykdytos Įmonei ir/ar Skyriui priskirtos funkcijos.

7. Vyr. specialistas privalo:

7.1. saugoti asmens duomenų paslaptį, neskleisti konfidencialios informacijos (įskaitant Įmonės komercines (gamybines) paslaptis), vykdyti asmens duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;

7.2. nekenkti Įmonės reputacijai;

7.3. mandagiai bendrauti su darbuotojais, klientais, kitais asmenimis siekiant kvalifikuotai išspręsti (atsakyti į) jiems kylančius klausimus;

7.4. darbe vadovautis Įmonėje įdiegtų KVS ir ISVS dokumentų nuostatomis;

7.5. laikytis Lietuvos Respublikos teisės aktų, Įmonės savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos priimtų (patvirtintų) teisės aktų (dokumentų) reikalavimų, Įmonės įstatų ir Įmonės vidaus teisės aktų (dokumentų) reikalavimų.