Personalo ir teisės skyrius Administratorius (-ė) (DU nuo 1400 neatskaičius mokesčių)

SAVIVALDYBĖS ĮMONĖS „SUSISIEKIMO PASLAUGOS“

PERSONALO IR TEISĖSSKYRIAUS

ADMINISTRAtoriAus(-ėS) (PTV-PTS-5)

PAREIGINIAI nuostatai

1. Bendroji dalis
   1. Pareigybės pavadinimas: administratorius (-ė).
   2. Pareigybės kodas: PTV-PTS-5.
   3. Tiesioginis vadovas: personalo ir teisės vadovas (-ė).
   4. Pavaldiniai: nėra.
   5. Ką pavaduoja: administracijos padėjėją.
   6. Pagrindinis pareigybės tikslas (paskirtis): prisidėti prie efektyvaus biuro darbo bendradarbiaujant ir padedant administracijos darbuotojams atlikti jų funkcijas, užtikrinti tinkamą Įmonės dokumentų valdymą, reprezentatyvų svečių ir skambučių priėmimą.
   7. Darbą reglamentuoja: Europos Sąjungos (toliau - ES), Lietuvos Respublikos, Vilniaus miesto savivaldybės tarybos ir administracijos direktoriaus teisės aktai, reglamentuojantys Įmonės veiklos sritis, Įmonės įstatai, skyriaus nuostatai, šie pareiginiai nuostatai, kiti Įmonės vidaus teisės aktai.
      1. REIKALAVIMAI
   8. Šias pareigas einantis darbuotojas (-a) turi atitikti šiuos reikalavimus:

8.1. aukštasis išsilavinimas;

8.2. ne mažesnė nei 1 (vienerių) metų biuro administratoriaus (-ės) darbo patirtis;

8.3. puikūs komunikaciniai, darbo planavimo ir organizaciniai įgūdžiai;

8.4. etiketo taisyklių išmanymas, paslaugumas, geranoriškumas dirbant komandoje;

8.5. dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimų išmanymas;

8.6. puikus valstybinės kalbos mokėjimas žodžiu ir raštu;

8.7. anglų kalbos žinios ne žemesniu nei B2 lygiu žodžiu ir raštu;

8.8. puikiai mokėti naudotis „Microsoft Office“ programomis, dokumentų valdymo sistemomis, biuro technika;

8.9. darbo laiko apskaitos išmanymas ir patirtis – privalumas.

1. pareigos IR FUNKCIJOS
   1. Šias pareigas einantis darbuotojas:

9.1. organizuoja biuro veiklą ir užtikrina tvarką bendro naudojimo patalpose;

9.2. priima ir valdo telefono skambučius, valdo ir teikia informaciją suinteresuotiems asmenims;

9.3. priima interesantus, užtikrina efektyvų ir kultūringą interesantų bei Įmonės darbuotojų aptarnavimą, rūpinasi pasitarimų patogumu (veikianti įranga, vėdinimas, tvarka salėje ir biure, kavos/arbatos/vandens/užkandžių patiekimas pasitarimų metu ir kt.);

9.4. registruoja gautus, siunčiamus dokumentus, sąskaitas Įmonėje nustatyta tvarka, kitus priskirtus dokumentus bei tvarko registrus;

9.5. rengia Įmonės dokumentacijos planą, organizuoja Įmonės dokumentų apskaitą ir archyvavimą pagal galiojančius reikalavimus, organizuoja Įmonės archyvo tvarkymą;

9.6. padeda personalo, rinkodaros ir komunikacijos specialistams organizuoti renginius, (informacijos paieška, patalpų/virtuvės paruošimas/sutvarkymas, biuro puošimas, maisto užsakymas, patalpų renginiams, kurie vyksta ne įmonės patalpose, paieška ir užsakymas ir pan.);

9.7. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, techniškai padeda kitiems darbuotojams rengti įvairią dokumentaciją;

9.8. dalyvauja skaitmenizavimo procesuose (e. dokumentai ir kt.);

9.9. pildo priskirtų darbuotojų darbo grafikus ir darbo laiko apskaitos žiniaraščius apskaitos programoje nustatyta tvarka;

9.10. inicijuoja, organizuoja ir vykdo (mažos vertės) viešuosius pirkimus, teikia užsakymus ir administruoja priskirtas sutartis (kanceliarinės prekės, darbo pažymėjimai, maisto produktai, pašto paslaugos, vertimo paslaugos, leidinių užsakymas ir pan.);

9.11. nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų prašymus, skundus, siūlymus, susijusius su Skyriaus veikla ir teikia informaciją Klientų aptarnavimo skyriui;

9.12. bendradarbiauja su kitais įmonės padaliniais siekiant bendro Įmonės veiklos ir paslaugų kokybės gerinimo;

9.13. bendradarbiauja su kitomis institucijomis, įstaigomis ar įmonėmis savo Skyriaus atsakomybės sričiai priskirtais klausimais, teikia pasiūlymus;

9.14. dalyvauja Įmonės ar kitų institucijų sudarytų komisijų ar darbo grupių veikloje, veiklos aptarimuose, pasitarimuose, posėdžiuose ir kt.;

9.15. atlieka kitas organizacines ir administracines funkcijas, reikalingas sklandžiai biuro veiklai užtikrinti.

1. Be šiuose nuostatuose tiesiogiai išvardytų pareigų, darbuotojas vykdo ir kitas tiesioginio vadovo duotoms užduotims įgyvendinti reikalingas funkcijas, susijusias su jo atliekamomis pareigomis.
   1. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
2. Darbo sutarties nutraukimo dieną darbuotojas (-ja) privalo perduoti Įmonei (jos įgaliotiems asmenims) visus darbuotojo (-jos) turimus užrašus, dokumentus, brėžinius, žinynus, bylas, kompiuterinius duomenis, laikmenas ar kitus dokumentus, jų kopijas ir kitą informaciją, nepriklausomai nuo to, ar juos sukūrė ar sukaupė darbuotojas (-ja), ar darbuotojui (-jai) juos pateikė Įmonė, baigti naudotis visais programinės įrangos produktais, priemonėmis, Įmonės konfidencialia informacija, perduoti darbus ir jo žinioje esančias materialines vertybes.
3. Nuostatai gali būti keičiami ir/ar papildomi Įmonės direktoriaus (-ės) įsakymu.
4. Su šiais nuostatais ir jų pakeitimais darbuotojai supažindinami pasirašytinai arba dokumentų valdymo sistemos priemonėmis Įmonėje nustatyta tvarka.