Danija – Parodų, mugių ir kongresų organizavimo paslaugos – Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025

Danija – Parodų, mugių ir kongresų organizavimo paslaugos – Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025

I dalis: Perkančioji organizacija

I.1) Pavadinimas ir adresai:

Oficialus pavadinimas: Udenrigsministeriet
Adresas: Asiatisk Plads 2
Miestas: København K
Pašto kodas: 1402
Šalis: Danija
Asmuo ryšiams:
El-paštas: rikras@um.dk
Interneto adresas (-ai):
Pagrindinis adresas: https://um.dk/

II dalis: Objektas

II.1.1) Pavadinimas:

Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025
Nuorodos numeris: 4033885

II.1.2) Pagrindinis BVPŽ kodas:

79950000 Registravimo sistemos ;

II.1.3) Sutarties tipas:

Kita

II.1.4) Trumpas aprašymas:

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, åbningsceremoni, Europa-Parlamentets formandskonference samt ca. 100-120 embedsmøder og konferencer samt eventuelt et eller to topmøder. Til at håndtere møder på dansk jord er der oprettet en central logistikenhed i Udenrigsministeriet (herefter Ordregiver). Ordregiver har ansvaret for at tilvejebringe de logistiske rammer for møder m.v., som skal afholdes af centraladministrationen under formandsperioden. Til varetagelse af denne opgave søgte Ordregiver med nærværende udbud at indgå et samarbejde med en Professionel Congress Organizer (PCO) for at sikre høj kvalitet og professionalisme i afviklingen af møderne under formandskabet. Leverandøren skal bistå med og levere ekspertise inden for konferenceplanlægning, event management samt øvrige logistiske opgaver såsom møderegistrering, akkreditering og udstedelse af adgangskort samt øvrige tilknyttede ydelser. Hertil kommer, at PCO’en skal stille en online registreringsplatform til rådighed, der kan håndtere fire primære funktionaliteter 1) Mødetilmelding, 2) Akkreditering, 3) Hotelbooking og administration samt 4) Administration af bilflåde og korteger. Opgaverne er overordnet opdelt i Basisydelsen (Ydelse 1-6) og specifikke Tilkøbsmuligheder (A-H). De enkelte ydelser hænger desuden sammen med de enkelte mødetyper. Basisydelsen omfatter: - Ydelse 1: Registreringsplatform, - Ydelse 2: Møderegistrering, akkreditering, adgangskort og adgangskontrol, - Ydelse 3: Tilvejebringelse og administration af hotelværelser, - Ydelse 4: Bindeled mellem Kunden og konferencestederne ift. indretning, udsmykning samt administration af catering og tilkøb hos konferencestederne, - Ydelse 5: Forbindelsesofficerer, - Ydelse 6: Eventplanlægning og eventafvikling. De specifikke Tilkøbsmuligheder omfatter: - Tilkøbsmulighed A: PCO-ydelser ved Topmøde, - Tilkøbsmulighed B: Indretning og bemanding af midlertidig akkrediteringsdisk, - Tilkøbsmulighed C: Bemanding af akkrediteringsdisk ved embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed D: Kvalitetssikring af mødeopstilling, fordeling af profilmateriale og tolkeforhold, - Tilkøbsmulighed E: Forbindelsesofficerer til embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed F: Adgangs- og zonekontrol, - Tilkøbsmulighed G: Sikkerhedskontrol, - Tilkøbsmulighed H: Bestillingsydelser. PCO’ens opgaver afhænger af, hvilken mødetype, der er tale om. Ordregivers mødetyper er: - Topmøde, - Europa-Kommissionens besøg (åbningsceremoni), - Ministermøder, - Embedsmøder/konferencer, - Øvrige decentrale møder/konferencer. Opgaverne er mere detaljeret beskrevet i det samlede udbudsmateriale. Ved forbindelsesofficerer henvises der til personer med kulturelle og sproglige kompetencer til at servicere og koordinere program for VIP-delegationer under deres ophold i Danmark samt bistå med praktisk opgaveløsning. Der er ikke tale om militært uddannede sprogofficerer.

II.2) Aprašymas:

II.2.1) Kitas (-i) šio pirkimo BVPŽ kodas (-ai):

79950000 Parodų, mugių ir kongresų organizavimo paslaugos
31711310 Registravimo sistemos