Raštinės (kanceliarijos, sekretoriato) vadovas

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

1.1. turėti ne žemesnį kaip aukštajį universitetinį su magistro ar bakalauro kvalifikaciniu laipsniu (socialiniai, humanitariniai mokslai) ar jam prilygintu išsilavinimu, arba aukštajį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu, arba auktesnįjį išsilavinimą;

1.2. žinoti ir išmanyti:

1.2.1. dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;

1.2.2. dokumentų forminimo ir apdorojimo metodus;

1.2.3. dokumentų archyvavimo metodiką;

1.2.4. dokumentų (bylų) parengimo saugojimui ir jų naudojimo tvarką;

1.2.5. teisės aktus, reglamentuojančius asmens duomenų apsaugą.

1.3. mokėti taikyti valstybinės kalbos taisyklingą vartojimą;

1.4. mokėti bent vieną užsienio kalbą;

1.5. mokėti parengti bei įforminti Gimnazijos dokumentus (įsakymus, raštus, pažymas, aktus, protokolus ir kt.);

1.6. mokėti naudotis informacinėmis technologijomis, spausdinti ir kopijuoti dokumentus šiuolaikiniais spausdintuvais ir kopijavimo aparatais;

1.7. gebėti dirbti kompiuterinėmis programomis (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, Internet Explorer);

1.8. žinoti tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles;

1.9. išmanyti darbo teisės pagrindus.

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

2.1. dirba su Panevėžio miesto savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų valdymo sistema ,,Avilys“: registruoja, siunčia, gauna ir perduoda gautą informaciją ir dokumentus kitoms institucijoms;

2.2. skiria raštinės vedėjo pavaldiems darbuotojams darbus, planuoja jų darbų eigą, atsiskaitymą, vykdo atliktų darbų kontrolę;

2.3. priima Gimnazijai siunčiamą korespondenciją;

2.4. dirba su www.epristatymas.lt sistema: siunčia, gauna ir perduoda dokumentus kitoms institucijoms;

2.5. užregistruotus gautus dokumentus perduoda Gimnazijos direktoriui susipažinti;

2.6. direktoriui susipažinus su gautais dokumentais, perduoda juos rezoliucijose nurodytiems adresatams;

2.7. kontroliuoja direktoriaus rezoliucijose nurodytų užduočių vykdymą, jeigu kontrolės funkcija nepavesta kitiems;

2.8. jeigu į gautą dokumentą reikia atsakyti, organizuoja atsakomojo dokumento parengimą arba pačiam jį parengia;

2.9. rengia Gimnazijos direktoriaus įsakymų projektus, jo pavaduotojų teikiamų dokumentų projektus, juos įformina, įregistruoja ir perduoda teisės aktų nustatyta tvarka;

2.10. nepriima iš Gimnazijos darbuotojų neteisingai ir netvarkingai parengtų ir įformintų dokumentų;

2.11. organizuoja Gimnazijos darbuotojų susipažinimą su įsakymais;

2.12. informuoja Gimnazijos direktorių apie dokumentų valdymo būklę, teikia siūlymus, kaip ją tobulinti;

2.13. primena Gimnazijos direktoriui būtinus darbus, rengiamus posėdžius, pasitarimus;

2.14. priima ir teikia informaciją telefonu, siunčia elektroninį paštą;

2.15. Gimnazijos direktoriui nurodžius, surenka jam reikalingą informaciją iš Gimnazijos darbuotojų, iškviečia pas direktorių nurodytus darbuotojus;

2.16. rengia Gimnazijos dokumentacijos planą;

2.17. parengia darbo sutarties projektus, pildo darbo sutarties pakeitimus;

2.18. tvarko darbuotojų asmens bylas;

2.19. pateikia naujam darbuotojui pasirašytinai susipažinti su Gimnazijos darbo tvarkos taisyklėmis, Gimnazijos Asmens duomenų tvarkymo taisyklėmis ir darbuotojo pareigybės aprašymu;

2.20. organizuoja naujo darbuotojo atrankos konkursą, informacijos apie laisvą darbo vietą paskelbimą Panevėžio miesto savivaldybės tinklalapyje ir nusiunčia ją Panevėžio Užimtumo tarnybai. Esant poreikiui, dirba su Valstybės tarnybos valdymo informacine sistema (VATIS). Bendrauja su pretendentais, užregistruoja ir sistemina jų pateiktus dokumentus. Sudaro atrankos pokalbio eilę, priskiria atvykimo laiką ir informuoja pretendentus (telefonu ir/ar el. paštu);

2.21. saugo ir tinkamai naudoja Gimnazijos antspaudą ir spaudus;

2.22. organizuoja Gimnazijos dokumentų tvarkymą ir apskaitą;

2.23. priima Gimnazijos lankytojus, pageidaujančius patekti pas Gimnazijos direktorių, suteikia jiems juos dominančią informaciją: nurodo Gimnazijos pedagogus, vadovus, kurie kompetentingi spręsti lankytojams iškilusius klausimus; elgiasi su jais mandagiai ir dėmesingai. Direktoriui nurodžius, organizuoja svečių pavaišinimą;

2.24. organizuoja Gimnazijos darbuotojų informavimą apie rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, supažindinimą su darbo planais;

2.25. priima pareiškėjų prašymus bei išduoda pažymas Gimnazijos direktoriaus pavedimu;

2.26. teikia pagalbą mokiniui, pastebėjus jo atžvilgiu taikomą psichologinę, fizinę prievartą ar įvairaus pobūdžio išnaudojimą, patyčias. Visais įtariamų ir realių smurto ir patyčių atvejais įsikiša įtarus ir/ar pastebėjus patyčias – nutraukia bet kokius tokį įtarimą keliančius veiksmus. Primena mokiniui, kuris tyčiojasi, smurtauja Gimnazijos nuostatas ir mokinių elgesio ir darbo tvarkos taisykles. Jei mokiniui reikia pagalbos, kreipiasi į pagalbą galinčius suteikti asmenis (Gimnazijos darbuotojus, tėvus (globėjus, rūpintojus) ar tam tikras institucijas (pvz. į policiją, į greitąją medicinos ar kitą pagalbą). Surenka informaciją apie besityčiojančius asmenis, dalyvių skaičių ir kitus svarbius faktus. Esant galimybei, išsaugo vykstančių elektroninių patyčių įrodymus ir nedelsiant imasi priemonių elektroninėms patyčioms sustabdyti. Raštu informuoja Gimnazijos socialinį pedagogą apie įtariamas ar/ir įvykusias patyčias, pateikia raštu pranešimą apie patyčias ar smurtą bei įrodymus (išsaugotą informaciją) elektroninių patyčių atveju;

2.27. pavaduoja Gimnazijos direktorių, nevykstant ugdymo procesui, direktoriaus ligos, atostogų ar komandiruočių metu.