Veiklos organizavimo skyriaus Administratorius

VIEŠOJI ĮSTAIGA

„INDĖLIŲ IR INVESTICIJŲ DRAUDIMAS”

VEIKLOS ORGANIZAVIMO SKYRIAUS

ADMINISTRATORIAUS PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Viešosios įstaigos „Indėlių ir investicijų draudimas“ (toliau – IID) administratorius (toliau – administratorius) tiesiogiai pavaldus Veiklos organizavimo skyriaus (toliau – skyrius) vadovui (toliau – vadovas).
2. Administratorių į darbą priima, perkelia į kitas pareigas, iš darbo atleidžia IID direktorius (toliau – direktorius) LR teisės aktų nustatyta tvarka.
3. Bendrieji reikalavimai administratoriaus kvalifikacijai:

3.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;

3.2. išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles;

3.3. turėti ne mažesnę kaip 1 metų panašaus darbo patirtį;

3.4. išmanyti viešųjų pirkimų organizavimo bendruosius principus;

3.5. mokėti anglų kalbą;

3.6. mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu;

3.7. išmanyti LR įstatymus bei kitus teisės aktus, reglamentuojančius IID veiklą;

3.8. turėti atitinkamų žinių ekonomikos, finansų, rinkodaros, bankininkystės, draudimo, teisės, verslo srityse;

3.9. mokėti valdyti informaciją, ją kaupti, sisteminti, apibendrinti bei rengti išvadas;

3.10. gebėti dirbti individualiai ir komandoje, savarankiškai rinktis darbo metodus, planuoti ir organizuoti savo veiklą.

4.1. atsakingumas, rūpestingumas, sąžiningumas, pagarba aplinkiniams, nekonfliktiškumas, racionalumas, operatyvumas, supratingumas, iniciatyvumas;

4.2. gebėjimas dirbti komandoje;

4.3. gebėjimas užtikrinti gerą darbinę atmosferą komandoje, palaikyti ir paskatinti visą komandą ir atskirus jos narius, išvengti konfliktų, juos laiku pastebėti ir identifikuoti, konfliktams atsiradus – operatyviai ir tinkamai juos išspręsti;

4.4. gebėjimas pagal atliekamas funkcijas ir kompetencijas taikyti inovatyvias technologijas, prisitaikyti prie besikeičiančios rinkos ar padėties;

4.5. siekis ir pastangos tobulėti, kelti kvalifikaciją.

1. Administratoriaus darbą reglamentuoja ir jis vadovaujasi šiais pagrindiniais dokumentais: LR indėlių ir įsipareigojimų investuotojams draudimo įstatymu, LR visuomenės informavimo įstatymu, kitais LR įstatymais, 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), LR Vyriausybės nutarimais, kitais su jo darbu susijusiais galiojančiais teisės norminiais aktais, IID įstatais, IID tarybos nutarimais, šiuo pareigybės aprašymu, IID direktoriaus įsakymais bei kitais IID vidaus teisės aktais, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis bei metodiniais nurodymais dokumentų tvarkymo ir archyvų darbo klausimais.

II. UŽDAVINIAI IR PAREIGOS

1. Administratoriaus uždaviniai sutampa su Veiklos organizavimo skyriaus uždaviniais, kuriuos jis įgyvendina vadovaujantis efektyvumo, „keturių akių“ principais, savarankiškumo, skaidrumo ir teisėtumo principais. Pagrindinis administratoriaus uždavinys yra užtikrinti IID dokumentų savalaikį paskirstymą, korespondencijos sutvarkymą, organizuoti ir užtikrina IID sekretoriato veiklą.
2. Pagrindinės administratoriaus funkcijos yra šios:

7.1. organizuoti IID direktoriaus darbą, t. y. prieš darbo pradžią informuoti apie numatomus posėdžius, dalykinius susitikimus, pateikti gautus raštus, įsakymų ir kitų IID vidaus teisės aktų projektus tvirtinimui, pranešti apie laukiančius lankytojus, atlikti kitus organizacinius darbus;

7.2. padėti organizuoti IID, IID kaip kreditorių susirinkimo pirmininkės, tarybos ir pan. posėdžius ir susirinkimus (surinkti reikiamus dokumentus, iškviesti posėdžio ar pasitarimo dalyvius bei atlikti kitas su tuo susijusias funkcijas);

7.3. tvarkyti, rūšiuoti, registruoti gaunamą dokumentaciją ir pateikti ją adresatams;

7.4. registruoti dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, juos sisteminti vidiniame IID serveryje, perduoti juos vykdytojams, kontroliuoti vykdymo terminus;

7.5. gauti iš darbuotojų informaciją apie užduočių įvykdymą ir atliktus darbus, supažindinti su ataskaitomis IID direktorių;

7.6. atsakyti į telefoninius skambučius, priimti elektroninio pašto žinutes, tikrinti IID elektroninį paštą ir reikalingą informaciją perduoti adresatams;

7.7. rengti įsakymų, atskirų siunčiamų raštų projektus, derinti su suinteresuotais darbuotojais, pateikti jiems vizuoti ir perduoti direktoriui tvirtinti;

7.8. priimti interesantų ir IID darbuotojų jų raštiška forma pateiktus dokumentus, skundus, pageidavimus ir pasiūlymus, esant reikalui, juos registruoti ir perduoti IID direktoriui;

7.9. nepriimti iš darbuotojų netinkamai ir netvarkingai su klaidomis ar netaisyklinga valstybine kalba parengtų ataskaitų ar dokumentų;

7.10. atlikti IID tinklalapio ir elektroninės dokumentų valdymo sistemos administravimo darbus;

7.11. laiku ir operatyviai užtikrinti IID korespondencijos bei dokumentacijos pristatymą, gavimą, atsiėmimą, išsiuntimą, perdavimą ir spręsti visus su tuo susijusius klausimus;

7.12. tvarkyti ir rengti dokumentus, susijusius su personalu ir darbo laiko apskaita;

7.13. rengti dokumentacijos planą;

7.14. rūpintis IID archyvo tvarkymu;

7.15. užtikrinti dokumentų saugumą, laiku juos perduoti į archyvą;

7.16. teikti pasiūlymus skyriaus vadovui dėl darbo su IID dokumentais tobulinimo;

7.17. teikti kitiems IID struktūriniams padaliniams informaciją ir kitus duomenis, reikalingus ataskaitoms rengti;

7.18. teikti pasiūlymus dėl skyriaus veiklos aprašo bei skyriaus darbuotojų pareiginių aprašų rengimo ir/ar pildymo bei juos rengti;

7.19. teikti pasiūlymus skyriaus vadovui dėl taisyklių, tvarkų, metodikų, reikalingų skyriaus ir įmonės veiklos efektyvumui užtikrinti, rengimo ir rengti dokumentus;

7.20. atlikti skyriaus veiklą reglamentuojančių dokumentų peržiūrą bei atnaujinimą ir teikti dokumentų projektus skyriaus vadovui;

7.21. tvarkyti dokumentus, susijusius su komandiruočių organizavimu;

7.22. teikti pasiūlymus skyriaus vadovui dėl darbuotojų mokymo ir kvalifikacijos kėlimo;

7.23. rengti ataskaitas skyriaus vadovui;

7.24. palaikyti ryšius su visuomene bei rūpintis įmonės komunikacija;

7.25. padėti organizuoti mokymus fondų dalyviams ir kitoms suinteresuotoms šalims ar jų grupėms;

7.26. priimti svečius, interesantus, delegacijas, partnerius, užtikrinti palankią bendravimo atmosferą, laikytis jų priėmimo etiketo ir profesinės etikos reikalavimų;

7.27. aprūpinti IID darbuotojus kanceliarinėmis priemonėmis bei ūkinėmis medžiagomis ir prekėmis, prižiūrėti IID turtą, įskaitant techninių priemonių būklės bei aptarnavimo užtikrinimą;

7.28. kiekvieno mėnesio paskutinę dieną pateikti ataskaitas šilumos, elektros tinklams apie sunaudotus elektros ir šilumos energijos kiekius;

7.29. pagal poreikį kontroliuoti, vykdyti ir prižiūrėti darbuotojų saugos ir sveikatos klausimus, dalyvauti darbuotojų saugos ir sveikatos norminių teisės aktų rengime, darbuotojų konsultavime darbo saugos ir sveikatos klausimais;

7.30. vykdyti kitus skyriaus vadovo ir IID direktoriaus pavedimus bei užduotis, susijusius su IID veikla.

III. ATSAKOMYBĖ

1. Administratoriaus atsakomybė:

8.1. tinkamai, kokybiškai ir laiku atlikti šiuo aprašu pavestas pareigas;

8.2. tausoti IID nuosavybę;

8.3. užtikrinti ir atsakyti už dokumentų, materialinių vertybių išsaugojimą;

8.4. neatskleisti IID (komercinių ir tarnybinių) paslapčių;

8.5. saugoti jo žinioje esančius dokumentus;

8.6. vykdyti pagal pareigas priklausančius darbus bei atlikti papildomai skyriaus vadovo ir direktoriaus pavestas užduotis.

1. Administratorius privalo laikytis šio aprašo, darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimų, IID veiklą reglamentuojančių teisės aktų bei IID vidaus teisės aktų.
2. Administratorius LR įstatymų nustatyta tvarka privalo atlyginti įmonei nuostolius, padarytus dėl jo kaltės.

IV. TEISĖS

1. Siekiant užtikrinti šiame apraše numatytų uždavinių įgyvendinimą bei pareigų atlikimą ir vykdymą, administratorius turi teisę:

11.1. turėti tinkamai įrengtą darbo vietą;

11.2. gauti iš IID ir jos darbuotojų informaciją bei kitus išteklius, reikalingus savo užduotims ir funkcijoms įvykdyti;

11.3. susipažinti su IID administracijos sprendimais, susijusiais su jo veikla;

11.4. siūlyti skyriaus vadovui būdus, kaip tobulinti jo ir/ar kitų skyriaus darbuotojų darbą;

11.5. naudotis IID kompiuteriniais tinklais, sukurtomis duomenų bazėmis, kitais informacijos šaltiniais darbo funkcijų vykdymui;

11.6. kelti kvalifikaciją, be kita ko, ir savarankiškai, siekiant užtikrinti, kad darbuotojo kvalifikacija atitiktų teisės aktų reikalavimus, keliamus šiai pareigybei, jei tokie taikomi. Darbuotojas privalo užtikrinti, kad šioje dalyje išdėstyti kvalifikaciniai, profesiniai bei asmeninių savybių reikalavimai egzistuotų visą darbo sutarties galiojimo laiką. Jeigu darbuotojas netenka kurio nors kvalifikacinio reikalavimo ar yra kitų priežasčių, dėl kurių jis nebeturi pakankamai kvalifikacinių, profesinių ar asmeninių savybių, kad tinkamai atliktų savo darbą, darbuotojas privalo nedelsdamas apie tai pranešti tiesioginiam savo vadovui;

11.7. naudotis ir kitomis teisėmis, kurios yra numatytos LR teisės aktuose bei IID vidaus teisės aktuose.

1. Administratorius turi teisę naudotis LR įstatymais ir LR Vyriausybės nutarimais nustatytomis visų rūšių valstybinio socialinio draudimo bei kitomis socialinėmis garantijomis ir teisėmis.

V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

1. Nesant skyriaus vadovo, projektų vadybininko ir vyresn. specialisto, skyriaus vadovo funkcijas atlieka administratorius, o nesant projekto vadybininko ar vyresn. specialisto, jų funkcijas atlieka administratorius arba kitas IID darbuotojas, jeigu tai patvirtinta atskiru IID direktoriaus įsakymu.
2. Šį aprašymą, jo papildymus ir pakeitimus tvirtina IID direktorius.
4. aprašymąįdėmiai perskaitė, suprato, atitinka aprašyme nurodytus reikalavimus bei yra pajėgus laikytis aprašyme išvardintų pareigų bei vykdyti aprašyme nurodytas funkcijas.