Šiuolaikinis verslas veikia sparčiai kintančioje aplinkoje: procesų kiekis auga, informacijos srautai didėja, o klientų lūkesčiai tampa vis reiklesni...

Norint išlaikyti konkurencinį pranašumą – efektyvus procesų valdymas tampa ne pasirinkimu, o būtinybe. Čia į pagalbą ateina įvairūs verslo valdymo sprendimai: ERP, CRM, BI, SCM ir kt.

Savo poreikių analizė

Pirmas ir pats svarbiausias žingsnis – aiškiai įsivardyti savo įmonės poreikius. Tuomet verslo valdymo sistemos bus pasirenkamos kur kas paprasčiau.

Kaip sako Monika, verslo procesų konsultantė: „Didžiausia klaida – rinktis sistemą pagal madą arba pažįstamų rekomendacijas. Tai turi būti sprendimas, kuris atliepia konkrečios įmonės procesus, augimo tempą ir verslo modelį“.

Klausimai, į kuriuos verta atsakyti:

• Kokie verslo procesai šiuo metu yra silpniausia vieta?
• Kur daugiausiai prarandama laiko / resursų?
• Ar verslas planuoja augti artimiausiu metu?
• Ar reikia centralizuoti duomenis?
• Ar sistema turės integruotis su kitomis naudojamomis platformomis (el. prekybos, apskaitos, CRM ir pan.)?

Ši vidinė analizė dažnai leidžia išsigryninti, kokios funkcijos yra būtinos, o kurios — tik „malonūs priedai“.

ERP – universali valdymo ašis

Tarp visų verslo valdymo sprendimų ERP (Enterprise Resource Planning) sistemos dažniausiai tampa centriniu stuburu įmonės valdymui.

Kodėl? Todėl, kad jos aprėpia visus pagrindinius verslo procesus: nuo finansų valdymo iki gamybos, nuo logistikos iki atsargų, nuo personalo iki projektų valdymo.

Kaip rodo „Gartner“ 2023 m. ataskaita, net 81 % vidutinio ir didelio verslo įmonių pasaulyje naudojasi viena ar kita forma ERP platforma, kaip centriniu procesų valdymo įrankiu.

Tai leidžia:

• turėti vieningus duomenis,
• eliminuoti duomenų dubliavimą,
• užtikrinti greitesnį sprendimų priėmimą,
• automatizuoti rutiniškus procesus,
• geriau matyti realų įmonės vaizdą.

Tačiau svarbu nepamiršti — ERP nėra „stebuklinga tabletė“ visoms problemoms. Ji geriausiai veikia, kai įmonė jau turi aiškius procesus ir nori juos standartizuoti, optimizuoti ir išplėsti.

CRM, BI, SCM – kada papildomi sprendimai tampa būtini?

Nors ERP dažnai tampa pagrindine sistema – priklausomai nuo verslo specifikos gali prireikti ir papildomų sprendimų.

CRM (Customer Relationship Management) būtina, jei verslas orientuojasi į aktyvią klientų bazę ir nori gilinti ryšį su klientais, analizuoti jų elgseną, kurti personalizuotus pasiūlymus.

BI (Business Intelligence) tampa nepakeičiamas, kai verslas nori priimti sprendimus pagal duomenis, analizuoti didelius informacijos srautus ir matyti tendencijas.

SCM (Supply Chain Management) kritiškai svarbus, jei verslas valdo sudėtingas tiekimo grandines, sandėlius, logistikos srautus.

Remiantis įvairiais IDC ir kitų analitikų tyrimais – integruotų ERP, CRM ir BI sprendimų diegimas gali reikšmingai padidinti veiklos efektyvumą. Kai kuriuose šaltiniuose minimas net iki 17 % augimas palyginus su neintegruotų sprendimų naudojimu.

Svarbiausi atrankos kriterijai

Renkantis konkrečią sistemą verta įvertinti keletą esminių aspektų.

• Tinkamumas įmonės mastui. Mažai įmonei nebūtina diegti sunkios ir brangios ERP platformos, o sparčiai augančiai – per paprastas sprendimas greitai taps stabdžiu.
• Modulių lankstumas – galimybė plėsti funkcionalumą augant įmonei.
• Integracijos galimybės – kaip lengvai sistema gali „kalbėtis“ su kitomis naudojamomis programomis.
• Naudotojų patirtis (UX/UI). Ar sistema patogi ir suprantama vartotojams, kiek reikalauja mokymosi.
• Kaina ir TCO (Total Cost of Ownership). Svarbu vertinti ne tik pradinę kainą, bet ir ilgalaikes aptarnavimo, atnaujinimo išlaidas.

Kaip sako Monika: „Nėra vienos stebuklingos sistemos visiems. Svarbiausia – pasirinkti sprendimą, kuris augs kartu su įmone ir nesudarys „technologinės skolų“ ateičiai“.

Didžiųjų įmonių pavyzdžiai

Didžiausios pasaulio įmonės jau seniai neįsivaizduoja augimo be pažangių valdymo sprendimų. IKEA diegia globalią SAP ERP sistemą, kad sujungtų tiekimą, logistiką ir finansus globaliu mastu. Nike investavo milijardus į modernų ERP + BI sprendimą, leidžiantį realiu laiku valdyti atsargas ir geriau prognozuoti paklausą, o Salesforce pati naudoja savo CRM + BI sprendimus, kad optimizuotų pardavimų veiklą ir klientų aptarnavimą visame pasaulyje.

Tai rodo paprastą tiesą. Kuo didesnis ir sudėtingesnis verslas – tuo svarbiau turėti vieningą, integruotą valdymo platformą.

Kada verta pradėti diegti ERP sistemą?

Dažnas klausimas, kurį verslininkai užduoda konsultantams: kada yra tinkamas momentas pradėti naudoti ERP?

Monikos nuomone, laiku pasirinkta sistema gali užbėgti problemoms už akių:
„Jei jaučiama, kad augant darbuotojų, užsakymų ar klientų kiekiui įmonės procesai pradeda „buksuoti“, daug laiko skiriama rankiniam duomenų suvedimui arba kyla klaidų grandinėje – tai pirmas ženklas, kad atėjo metas įsidiegti sistemą.“ Idealus laikas – ne tada, kai verslas jau skęsta chaose, o kai jaučiamas augimo potencialas ir norisi jam pasiruošti struktūruotai.

Verslo kultūros aspektas

Renkantis verslo valdymo sistemą svarbu nepamiršti ir vidinės įmonės kultūros. Jeigu organizacijoje stipriai vertinama lankstumas, greiti sprendimai, mažesnės hierarchijos – verta rinktis sistemą, kuri leidžia greitai personalizuoti procesus. Tokiais atvejais itin pasiteisina modulinės, debesų pagrindu veikiančios ERP platformos, kurios leidžia palaipsniui auginti sprendimą pagal verslo brandą.

„Sistema turi „derėti“ prie įmonės žmonių. Jei darbuotojai jaus, kad sprendimas jiems palengvina darbą, o ne apkrauna papildomais žingsniais – sistema natūraliai prigis,“ — pabrėžia Monika.

Vietinių ir tarptautinių tiekėjų pasirinkimas

Dar vienas strateginis sprendimas – ar rinktis vietinį tiekėją, ar globalią platformą (pvz., SAP, Microsoft Dynamics, Oracle). Vietiniai sprendimai dažnai labiau pritaikyti lokaliems teisiniams ir apskaitos reikalavimams, gali būti lankstesni mažesniems verslams. Tuo tarpu tarptautinės ERP platformos suteikia daugiau galimybių augti į tarptautines rinkas, integruotis su globaliomis partnerių sistemomis.

„Jeigu įmonė mato save kaip eksportuojančią ar planuoja plėstis į kitus regionus – verta pagalvoti apie sprendimą, kuris lengvai augs kartu su tokiais planais“, – dalijasi Monika.