Karantino metu, dirbant iš namų, viskas daug paprasčiau – atsiverčiate kompiuterį ir jūs jau įmonės susitikime. Net ir bendraujant virtualiai egzistuoja etiketo taisyklės, kurių svarbu paisyti.

Jūsų dėmesiui – Arnoldas Lukošius, „Tele2 Inovacijų biuro“ ekspertas, dalinasi patarimais, kaip elgtis vaizdo konferencijų metu.

Taisyklė Nr. 1: palaikykite švarią darbo vietą. Kiekvienąkart prieš prisijungiant prie vaizdo konferencijos patikrinkite jus supančią aplinką. Apsižiūrėkite kas matosi jums už nugaros ir koks yra bendras vaizdo fonas. Juk nenorėtumėte, kad kolegos ar partneriai skambučio metu turėtų žiūrėti į nešvarių indų krūvą kriauklėje, džiūvančius skalbinius ar nepaklotą lovą. Atrodo lyg ir nieko tokio, bet tai tikrai išblaškys pašnekovų dėmesį, o jus vers nepatogiai jaustis.

Geriausias sprendimas – dar prieš skambutį įsijungti kompiuterio kamerą ir pasitikrinti, kokį vaizdą matys jūsų kolegos. Visada patartina atsisėsti priešais šviesią sieną ar kitokį švarų paviršių.  Kai kurios vaizdo konferencijų programos, pavyzdžiui, „Zoom“, „Microsoft Teams“ netgi leidžia pasirinkti virtualų foną. Taip pat venkite sėdėti šešėlyje, o jei nepakanka natūralios šviesos, uždekite lempą.

Pasirūpinkite ir garso kokybe. Jūs tikrai nenorite, kad jus ir jūsų pašnekovus blaškytų išorinis triukšmas. Jei gyvenate ne vieni, verčiau kalbėkite būdami su ausinėmis. Apie vaizdo konferencijas įspėkite ir savo namiškius. Taip išvengsite netikėtų šeimos narių įsiveržimo į kambarį pačiu netinkamiausiu metu.

Taisyklė Nr. 2: apsirenkite ir susišukuokite. Net ir dirbant iš namų galioja taisyklė atrodyti tvarkingai. Juk niekada nežinote kada į netikėtą virtualų susitikimą, brainstormą ar darbų aptarimą pakvies kolega, vadovas ar klientas.

Persistengti tikrai nereikia – apsieisite be šukuosenos, makiažo ar kaklaraiščio, bet vis tiek atrodykite respektabiliai, lyg ruoštumėtės į pusiau oficialų susitikimą. Nepamirškite ir taisyklingos laikysenos. Su ant sofos prigulusiu kolega kalbėtis apie darbo reikalus gali būti sudėtinga.

Dar vienas aspektas, kurį reikėtų įvertinti – tai spalvinis drabužių pasirinkimas. Ne dėl to, kad viena ar kita spalva tokiems susitikimams būtų nederama. Paprasčiausiai kompiuterių bei telefonų kameros „nemėgsta“ kai kurių derinių. Pavyzdžiui, raštai ir dryžiai trukdo kamerai gerai fokusuoti vaizdą. Tuo tarpu balta ar juoda spalvos verčia automatiškai reguliuoti apšvietimo lygį. Optimaliausia būtų rinktis švelnesnes spalvas.

Taisyklė Nr. 3: pasirūpinkite techniniais niuansais. Tam, kad vaizdo konferencinis skambutis praeitų sklandžiai, pasiruoškite jam iš anksto. Pirmiausia įsitikinkite ar veikia jūsų įrenginio kamera ir mikrofonas. Kai kurios vaizdo konferencijų aplikacijos, pavyzdžiui, „Microsoft Teams“ leidžia atlikti testinį skambutį – taip prieš svarbų susitikimą galite pasitikrinti ar visos funkcijos veikia tinkamai. Tuomet nereikės raudonuoti iš gėdos, kad pirmas 10 konferencijos minučių jūsų niekas negirdi ar nemato ir  yra priversti laukti.

Vaizdo konferencijoms reikalingas ir pakankamai stiprus interneto signalas, todėl tuo metu verčiau nieko nesisiųskite ir neapkraukite tinklo. Jei naudositės nauja programa su kuria anksčiau neteko susidurti, iš anksto išsiaiškinkite kaip veikia pagrindinės jos funkcijos ir „pasitreniruokite“. Pasižiūrėkite kaip įjungti ir išjungti garsą, paslėpti vaizdą ir kaip pokalbių lange pasidalinti savo ekrano vaizdu. Tuomet vaizdo konferencijos praeis be jokių trikdžių.

Taisyklė Nr. 4: kalbėkite ir išklausykite. Bendraujant virtualiai sunkiau suprasti pašnekovų nuotaikas, emocijas, intonacijas ir neverbalines užuominas. Tam, kad galėtumėte susikalbėti, svarbu laikytis keleto paprastų taisyklių. Kai kažkas baigia kalbėti palaukite kelias sekundes prieš kalbėdami patys – įsitikinkite, kad kolega pasakė viską, ką norėjo.

Pabandykite susitarti ir dėl bendrų taisyklių, kaip užduoti klausimą. Tam geriausiai tiks pakeltos rankose gestas. Stenkitės kalbėti šiek tiek lėčiau, vidutiniu garsumu, per daug negestikuliuokite. Koncentruokitės į žodžių turinį, nes, deja, kūno kalba čia duos mažai naudos.

Kol jūs nekalbate – išsijunkite savo mikrofono garsą. Taip netrukdysite savo kalbančiam kolegai ir išvengsite kurioziškų situacijų, jei kažką netinkamo leptels namiškiai.

Taisyklė Nr. 5: išlaikykite dėmesį. Nors susikaupti ir sutelkti dėmesį nuotoliniame susitikime daug sunkiau nei gyvame, stenkitės tai padaryti. Taip išreikšite pagarbą savo kolegoms ir patys būsite atidžiai išklausyti.

Nepamirškite, kad nors vaizdo konferencijose apribojimų daug mažiau, jūs vis tiek išliekate puikiai matomas. Tokių virtualių susitikimų metu galime iš arti matyti kolegų veidus, pastebėti jų mimikas, šypsenas ar apatiją. Todėl stenkitės žiūrėti į kamerą ir palaikykite virtualų akių kontaktą.

Nerašinėkite žinučių, neatrašinėkite laiškų ar nenaršykite socialiniuose tinkluose. Verčiau susikoncentruokite į kalbantįjį – parodykite savo susidomėjimą, papildykite arba užduokite klausimus. Toks dalyvavimas vaizdo konferencijoje bus produktyvus ir naudingas. Be to, negaišins jūsų ar kolegų laiko.

Daugiau informacijos:

Andrius Baranauskas

„Tele2“ korporacinės komunikacijos direktorius Baltijos šalims

M +370 683 66319

@ andrius.baranauskas@tele2.com